PDKS Nedir? Personel Devam Kontrol Sistemi ve İK Yazılımı Rehberi

PDKS Nedir?

PDKS, Personel Devam Kontrol Sistemi ifadesinin kısaltmasıdır. Çalışanların işe giriş ve çıkış hareketlerini, çalışma sürelerini ve devam durumlarını takip etmek amacıyla kullanılan sistemleri ifade eder.

Geleneksel personel takip yöntemlerinde çalışanların giriş-çıkış bilgileri manuel çizelgeler, kart okuyucular veya farklı takip araçlarıyla kayıt altına alınabilir.

Dijital PDKS çözümleri ise bu kayıtların daha sistematik biçimde yönetilmesine yardımcı olur.

Bir PDKS sisteminin kullanım amacı işletmenin ihtiyaçlarına göre değişebilir. Sistemin özelliklerine bağlı olarak:

• Giriş-çıkış takibi
• Çalışma süresi yönetimi
• Vardiya planlaması
• Devamsızlık takibi
• Puantaj süreçleri
• Raporlama

gibi işlemler desteklenebilir.

Özellikle çalışan sayısı yüksek olan işletmelerde personel devam kontrol sistemleri, İK operasyonlarının daha düzenli yürütülmesine katkı sağlayabilir.

PDKS Nasıl Çalışır?

PDKS sistemleri genel olarak çalışanların işe giriş ve çıkış hareketlerini kayıt altına alarak çalışır.

Kullanılan teknolojiye göre süreç farklılık gösterebilir. Örneğin kartlı geçiş, biyometrik sistemler, mobil uygulamalar veya QR kodlu giriş-çıkış yöntemleri kullanılabilir.

Genel çalışma süreci şu şekilde ilerler:

1. Çalışan Tanımlama: Personel bilgileri sisteme kaydedilir.

2. Giriş-Çıkış Kaydı: Çalışan işe geldiğinde veya işten ayrıldığında sistem üzerinden hareket kaydı oluşturulur.

3. Çalışma Verilerinin İşlenmesi: Giriş-çıkış bilgileri, çalışma süreleri ve ilgili vardiya bilgileriyle birlikte değerlendirilir.

4. Raporlama: Yöneticiler ve İK ekipleri, sistemin sunduğu raporlar üzerinden çalışma kayıtlarını inceleyebilir.

5. Puantaj Sürecine Destek: Elde edilen veriler, işletmenin çalışma ve puantaj hesaplama süreçlerinde kullanılabilir.

Burada önemli bir ayrım bulunur: Her PDKS sistemi otomatik olarak tüm bordro veya puantaj işlemlerini gerçekleştirmez. Bu özellikler kullanılan yazılımın kapsamına göre değişir.

QR PDKS Nedir?

QR PDKS, çalışanların QR kod teknolojisi kullanılarak işe giriş ve çıkış hareketlerinin takip edilmesini sağlayan dijital personel devam kontrol yaklaşımıdır.

Geleneksel kartlı veya biyometrik sistemlerden farklı olarak QR kodla giriş-çıkış, mobil cihazlar üzerinden gerçekleştirilebilir.

QR PDKS Nasıl Çalışır?

Genel olarak süreç şu adımlardan oluşur:

1. Çalışan sisteme tanımlanır.
2. İşletmenin giriş noktasında QR kod kullanılır.
3. Çalışan mobil cihazıyla QR kodu okutur.
4. Sistem giriş veya çıkış hareketini kaydeder.
5. Yetkili kullanıcılar ilgili kayıtları panel üzerinden takip eder.

QR kodlu giriş-çıkış yönteminin uygulanması, kullanılan yazılımın güvenlik ve doğrulama özelliklerine bağlıdır. QR kodun tek başına kullanılması, her durumda çalışan doğrulamasının yeterli olduğu anlamına gelmez.

HRCORE ile QR Kodlu Giriş-Çıkış

HRCORE, çalışanların mobil cihazlar üzerinden QR kod kullanarak giriş-çıkış işlemlerini gerçekleştirmesini destekler.

Bu yapı sayesinde işletmeler, personel devam kontrol süreçlerini mobil bir yöntemle yönetebilir.

HRCORE'un QR giriş-çıkış çözümünde konum bazlı kullanım senaryoları da değerlendirilebilir. Uygulanan doğrulama ve çalışma kuralları sistem yapılandırmasına bağlıdır.

PDKS ile Puantaj Arasındaki Fark Nedir?

PDKS ve puantaj birbiriyle ilişkili olsa da aynı kavram değildir.

PDKS, çalışanların devam ve çalışma hareketlerinin takip edilmesine odaklanır.

Puantaj ise çalışanın belirli bir dönemdeki çalışma günleri, izinleri, devamsızlığı ve ilgili diğer kayıtları üzerinden çalışma durumunun hesaplanması ve raporlanması sürecidir.

Örneğin bir çalışan sabah 08.00'de giriş yapıp akşam 17.00'de çıkış yaptıysa, PDKS bu hareketleri kayıt altına alabilir.

Puantaj sürecinde ise bu kayıtlar çalışma düzeni, izinler, vardiya ve işletmenin hesaplama kurallarıyla birlikte değerlendirilebilir.

Kısacası: PDKS veri toplama ve takip sürecini, puantaj ise çalışma verilerinin değerlendirilmesini ifade eder.

Her PDKS yazılımının kapsamı aynı olmadığı için otomatik puantaj hesaplama özellikleri ayrıca kontrol edilmelidir.

Personel Takip Programı Nasıl Seçilir?

Personel takip programı seçerken yalnızca giriş-çıkış özelliğine odaklanmak yerine işletmenin bütün İK ihtiyaçları değerlendirilmelidir.

Çalışan sayısı, vardiya düzeni, çalışma modeli ve raporlama gereksinimleri yazılım seçiminde belirleyici olabilir.

Personel Takip Yazılımı Seçerken Dikkat Edilmesi Gerekenler

1. İşletmenin Çalışma Modeli

İşletme sabit mesai, vardiyalı çalışma veya hibrit çalışma modeliyle faaliyet gösterebilir.

Seçilen sistemin çalışma düzenine uygun özellikler sunması gerekir.

2. Giriş-Çıkış Yöntemi

Kartlı, QR kodlu, mobil veya farklı teknolojiler üzerinden giriş-çıkış takibi yapılabilir.

İşletmenin ihtiyaçlarına ve güvenlik gereksinimlerine uygun yöntem seçilmelidir.

3. İzin ve Devamsızlık Takibi

Personel takip programının yalnızca giriş-çıkış kaydı tutması yeterli olmayabilir.

İzin talepleri, devamsızlık ve çalışma kayıtlarının birlikte yönetilmesi İK operasyonlarını kolaylaştırabilir.

4. Puantaj ve Raporlama

Çalışma verilerinin raporlanması, İK ekiplerinin dönemsel kontrollerini destekler.

5. Mobil Kullanım

Çalışanların ve yöneticilerin ihtiyaç duydukları işlemlere mobil cihazlardan erişebilmesi kullanım kolaylığı sağlar.

6. Veri Güvenliği ve Yetkilendirme

Çalışan verileri kişisel veri içerebildiğinden erişim yetkileri, veri güvenliği ve mevzuata uygunluk değerlendirilmelidir.

İK Yazılımı ile Excel Arasındaki Fark Nedir?

Excel, çalışan verilerini listelemek, hesaplama yapmak ve rapor oluşturmak için kullanılabilen bir araçtır.

Ancak insan kaynakları süreçleri büyüdükçe farklı dosyaların birlikte yönetilmesi zorlaşabilir.

İK yazılımı ise çalışan bilgileri ve İK süreçlerinin merkezi bir yapı üzerinden yönetilmesini amaçlar.

Excel Kullanmak Yanlış mı?

Hayır. Excel, işletmenin ihtiyaçlarına göre faydalı bir araç olabilir.

Ancak personel sayısının artması, çok sayıda vardiyanın bulunması ve farklı İK süreçlerinin birlikte yönetilmesi durumunda merkezi bir İK yazılımı daha uygun bir çözüm haline gelebilir.

Burada önemli olan yalnızca Excel kullanmayı bırakmak değil, işletmenin ihtiyaç duyduğu süreçleri doğru bir sistemle yönetmektir.

İzin Takip Programı Ne İşe Yarar?

İzin takip programı, çalışanların izin taleplerinin, izin bakiyelerinin ve izin süreçlerine ilişkin kayıtların dijital olarak yönetilmesini sağlayan yazılım çözümüdür.

İK departmanları için izin yönetimi, yalnızca izin günlerini kaydetmekten ibaret değildir.

Çalışanın izin talebi oluşturması, yöneticinin onay vermesi ve izin bilgilerinin ilgili kayıtlara işlenmesi gibi adımların düzenli yürütülmesi gerekir.

Dijital İzin Takibinin Avantajları

• İzin taleplerinin merkezi olarak yönetilmesi
• Yönetici onaylarının dijital ortamda yürütülmesi
• İzin bakiyelerinin takip edilmesi
• İzin kayıtlarının raporlanması
• Çalışanların izin durumlarına erişebilmesi

HRCORE ile İzin Yönetimi

HRCORE İzin Yönetimi, çalışanların izin süreçlerinin dijital ortamda takip edilmesine yardımcı olur.

Çalışanlar izin taleplerini oluşturabilir, yöneticiler talepleri görüntüleyip onaylayabilir ve ilgili izin kayıtları sistem üzerinden takip edilebilir.

Bu yapı, İK ekiplerinin izin süreçlerini farklı Excel dosyalarında takip etme ihtiyacını azaltmaya yardımcı olur.

Personel Özlük Dosyası Dijital Ortamda Nasıl Tutulur?

Personel özlük dosyası, çalışanla ilgili iş ilişkisi kapsamında tutulması gereken bilgi ve belgelerin yönetildiği önemli bir İK sürecidir.

Dijital özlük dosyası yönetiminde çalışan belgelerinin elektronik ortamda saklanması, erişim yetkilerinin düzenlenmesi ve gerekli kayıtların güncel tutulması önemlidir.

Ancak her belgenin dijital ortamda tutulabilmesi veya elektronik imzayla tamamlanabilmesi için ilgili mevzuatın şartları ayrıca değerlendirilmelidir.

Dijital Özlük Dosyasında Dikkat Edilmesi Gerekenler

Belge Yönetimi

Çalışana ait belgelerin düzenli şekilde sınıflandırılması ve güncel tutulması gerekir.

Erişim Yetkileri

Özlük dosyalarına yalnızca yetkili kişilerin erişebilmesi sağlanmalıdır.

Veri Güvenliği

Çalışan belgeleri kişisel veri içerdiğinden veri güvenliği ve KVKK yükümlülükleri dikkate alınmalıdır.

Onay ve Takip Süreçleri

Gerekli belgelerin onay ve takip süreçleri dijital sistem üzerinden yönetilebilir.

HRCORE ile Dijital Doküman Yönetimi

HRCORE, şirket ve departman bazlı doküman paylaşımı ile dijital onay süreçlerini destekleyen özelliklere sahiptir.

Bu sayede işletmeler çalışan ve kurum belgelerini daha merkezi bir yapı üzerinden yönetebilir.

Not: HRCORE'un özlük ve doküman özelliklerinin kapsamı, kullanılacak modüllere ve sistem yapılandırmasına göre değerlendirilmelidir.

Puantaj Nasıl Hesaplanır?

Puantaj hesaplama, çalışanın belirli bir dönemdeki çalışma durumunun ilgili kayıtlar üzerinden değerlendirilmesidir.

Puantaj hesabında kullanılacak kriterler işletmenin çalışma düzenine, ücretlendirme sistemine ve uygulanan kurallara göre değişebilir.

Genel olarak şu veriler dikkate alınabilir:

• Çalışanın işe giriş tarihi
• Çalışma günleri
• Giriş-çıkış kayıtları
• İzinler
• Devamsızlık
• Vardiyalar
• Fazla çalışma kayıtları
• İşletmenin puantaj kuralları

Basit Puantaj Örneği

Bir çalışanın aylık çalışma planında 22 iş günü bulunuyor ve çalışan 20 gün çalışıyorsa, kalan günlerin izin veya devamsızlık gibi hangi kategoriye ait olduğu ayrıca değerlendirilmelidir.

Bu nedenle puantaj yalnızca çalışılan gün sayısının toplanmasıyla tamamlanan bir işlem değildir.

Çalışma günleri, izinler ve diğer kayıtların doğru sınıflandırılması gerekir.

HRCORE ile Puantaj Yönetimi

HRCORE üzerinden çalışanların puantaj kayıtları takip edilebilir ve ilgili raporlar oluşturulabilir.

Giriş-çıkış, izin, vardiya ve çalışma kayıtlarının merkezi olarak yönetilmesi, puantaj süreçlerinin daha düzenli yürütülmesine yardımcı olur.

Hibrit Çalışma Nasıl Takip Edilir?

Hibrit çalışma, çalışanların işlerini hem ofisten hem de uzaktan yürüttüğü çalışma modelidir.

Bu modelde çalışanların hangi günlerde ofiste, hangi günlerde uzaktan çalışacağı işletmenin belirlediği politikalara göre değişebilir.

Hibrit çalışma takibinde yalnızca ofise giriş-çıkış kayıtlarına odaklanmak yeterli olmayabilir.

Çalışma planı, uzaktan çalışma günleri, izinler ve ilgili iş süreçlerinin birlikte değerlendirilmesi gerekebilir.

Hibrit Çalışma Takibinde Dikkat Edilmesi Gerekenler

Çalışma Planı

Çalışanların ofis ve uzaktan çalışma günleri belirlenmelidir.

Çalışma Modeli

Çalışanların bağlı olduğu çalışma kuralları sistemde tanımlanmalıdır.

İzin Yönetimi

İzin günleri çalışma planıyla birlikte takip edilmelidir.

Giriş-Çıkış Takibi

Ofiste çalışma günlerinde uygulanacak giriş-çıkış yöntemi belirlenmelidir.

Raporlama

Çalışma planları ve ilgili kayıtlar yöneticiler tarafından takip edilebilmelidir.

HRCORE ile Hibrit Çalışma Yönetimi

HRCORE, farklı çalışma modellerinin yönetilmesini destekleyen özellikler sunar.

İşletmeler çalışma düzenlerine uygun şekilde çalışanların vardiya, izin, giriş-çıkış ve ilgili İK süreçlerini merkezi olarak yönetebilir.

Hibrit çalışma modelinin uygulanması için hangi kayıtların tutulacağı ve giriş-çıkış kurallarının nasıl belirleneceği şirket politikasına göre yapılandırılmalıdır.

PDKS Sisteminin İşletmelere Sağladığı Avantajlar

Personel devam kontrol sistemi, doğru yapılandırıldığında işletmelerin çalışma takibi ve İK operasyonlarını daha düzenli yürütmesine yardımcı olabilir.

1. Merkezi Çalışma Takibi

Çalışanların giriş-çıkış ve çalışma kayıtları tek sistemde yönetilebilir.

2. Manuel İş Yükünün Azaltılması

Kayıtların dijital ortamda tutulması, manuel takip işlemlerini azaltabilir.

3. Vardiya Yönetimi

Çalışanların vardiya planları ve çalışma düzenleri takip edilebilir.

4. Puantaj Süreçlerine Destek

Çalışma kayıtları, puantaj hesaplamalarında kullanılabilecek veriler sağlayabilir.

5. Raporlama Kolaylığı

İK ekipleri çalışma kayıtlarına ilişkin raporları sistem üzerinden inceleyebilir.

6. Çalışan Deneyimi

Çalışanların izin ve ilgili İK işlemlerine daha kolay erişebilmesi desteklenebilir.

PDKS ve İK Yazılımı Birlikte Kullanılmalı mı?

PDKS, personel devam kontrolüne odaklanırken İK yazılımı daha geniş bir çalışan yönetimi kapsamı sunabilir.

İşletmenin ihtiyaçlarına bağlı olarak bu iki yapı ayrı sistemlerde veya ortak bir platform içerisinde yönetilebilir.

Örneğin bir işletmede;

• PDKS ile giriş-çıkış
• İK yazılımı ile personel bilgileri
• İzin sistemi ile izin talepleri
• Puantaj sistemi ile çalışma hesaplamaları

ayrı ayrı yönetilebilir.

Ancak bu sistemlerin birbirinden bağımsız olması veri tekrarına ve süreçler arasında bilgi aktarımı ihtiyacına neden olabilir.

HRCORE'un yaklaşımı, personel ve İK süreçlerini mümkün olduğunca merkezi bir platformda bir araya getirmektir.

HRCORE ile İK Süreçlerinizi Tek Platformda Yönetin

HRCORE, işletmelerin insan kaynakları süreçlerini dijital ortamda yönetmesine yardımcı olan kapsamlı bir İK yönetim platformudur.

Platform üzerinden aşağıdaki süreçler yönetilebilir:

HRCORE Neden Tercih Edilebilir?

İşletmeler için İK yazılımı seçerken yalnızca tek bir modülün değil, bütün İK süreçlerinin değerlendirilmesi önemlidir.

HRCORE;

• QR kodlu giriş-çıkış
• İzin yönetimi
• Vardiya takibi
• Puantaj
• Dijital dokümanlar
• Mobil İK işlemleri
• Raporlama

gibi özellikleri tek platformda sunmayı hedefler.

Bu yapı, farklı İK işlemlerinin merkezi bir sistem üzerinden yürütülmesine yardımcı olabilir.

Sık Sorulan Sorular

PDKS nedir?

PDKS, Personel Devam Kontrol Sistemi ifadesinin kısaltmasıdır. Çalışanların giriş-çıkış hareketlerini ve devam durumlarını takip etmek amacıyla kullanılan sistemleri ifade eder.

PDKS nasıl çalışır?

Çalışanların giriş-çıkış hareketleri kullanılan teknolojiye göre kart, QR kod, mobil uygulama veya farklı yöntemlerle kayıt altına alınabilir. Sistem özelliklerine bağlı olarak çalışma süreleri ve raporlama süreçleri desteklenebilir.

QR PDKS nedir?

QR PDKS, çalışanların QR kod teknolojisiyle giriş-çıkış hareketlerini takip etmeye yönelik dijital yöntemdir. QR kodlu giriş-çıkışın güvenlik ve doğrulama özellikleri kullanılan sisteme göre değişir.

PDKS ile puantaj arasındaki fark nedir?

PDKS, personelin devam ve giriş-çıkış hareketlerini takip eder. Puantaj ise çalışma günleri ve ilgili kayıtların belirli dönemler üzerinden değerlendirilmesi ve raporlanması sürecidir.

Personel takip programı nasıl seçilir?

Çalışan sayısı, vardiya düzeni, giriş-çıkış yöntemi, izin yönetimi, puantaj, raporlama, mobil kullanım ve veri güvenliği gibi kriterler değerlendirilmelidir.

İK yazılımı ile Excel arasındaki fark nedir?

Excel veri takibi ve hesaplama için kullanılabilir. İK yazılımı ise personel ve insan kaynakları süreçlerinin merkezi bir yapı üzerinden yönetilmesine yardımcı olur.

İzin takip programı ne işe yarar?

İzin takip programı, çalışanların izin taleplerini, onaylarını ve izin kayıtlarını dijital ortamda yönetmeye yardımcı olur.

Personel özlük dosyası dijital ortamda nasıl tutulur?

Çalışan belgeleri dijital sistemde düzenlenebilir, erişim yetkileri belirlenebilir ve ilgili dokümanların takibi yapılabilir. Belge türüne göre mevzuat ve KVKK gereklilikleri ayrıca dikkate alınmalıdır.

Puantaj nasıl hesaplanır?

Puantaj hesaplamasında çalışma günleri, izinler, devamsızlık, vardiyalar ve işletmenin hesaplama kuralları dikkate alınır. Kullanılan yazılımın otomatik hesaplama kapsamı ayrıca incelenmelidir.

Hibrit çalışma nasıl takip edilir?

Hibrit çalışma takibinde ofis ve uzaktan çalışma günleri, çalışma planı, izinler ve ilgili giriş-çıkış kuralları birlikte değerlendirilir.

Sonuç: Personel Takip ve İK Süreçlerinizi Dijitalleştirin

PDKS, personel takip programı ve İK yazılımı, işletmelerin çalışan süreçlerini daha düzenli yönetmesine yardımcı olan dijital çözümlerdir.

Ancak etkili bir personel yönetimi için yalnızca giriş-çıkış takibi yapmak yeterli olmayabilir.

İzinler, vardiyalar, puantaj, özlük belgeleri, performans ve raporlama gibi süreçlerin birlikte değerlendirilmesi gerekir.

HRCORE, bu süreçleri tek platformda bir araya getirerek işletmelerin insan kaynakları operasyonlarını dijitalleştirmesine yardımcı olur.

Personel takibinden izin yönetimine, QR kodlu giriş-çıkıştan puantaja kadar İK süreçlerinizi HRCORE ile tek platformda yönetin.

HRCORE'u keşfedin ve dijital İK yönetimine geçin.